Workflow o flujo de trabajo: qué son, qué tipos hay y cómo funcionan los automatizados con o sin inteligencia artificial

Vamos a explicarte qué es un workflow o flujo de trabajo, un tipo de automatismos cada vez más popular. Esto es algo que lleva tiempo pudiéndose hacer con herramientas especializadas, pero que han dado un nuevo paso con la inclusión de la inteligencia artificial.

Estos flujos de trabajo te permiten crear automatismos bastante interesantes y avanzados. Nosotros ya te hemos enseñado alguno, como que cuando te llegue un correo a Gmail la IA lo procese y te llegue un resumen por Telegram para que no necesites ni abrir ni leer el correo.

Qué es un workflow o flujo de trabajo

Un workflow es el término que utilizamos para definir a una secuencia estructurada de pasos, tareas o procesos programados para conseguir un objetivo específico.  Este proceso puede tener más o menos pasos dependiendo de ese objetivo que quieras alcanzar.

En esencia, es como una cadena de tareas que puedes configurar. Por eso es un flujo de trabajo, porque para llegar al objetivo hay que ir realizando una tarea tras otra en el orden que hayas configurado, usando los resultados de cada uno de los pasos para el siguiente.

El término workflow o flujo de trabajo puede utilizarse en varios contextos. En el mundo empresarial puede ser algo tan sencillo, como una secuencia de acciones que realizan empleados, como puede ser que yo solicite los días de vacaciones, el jefe los revise y apruebe, y luego se notifique a recursos humanos para registrarlo en el sistema.

Pero en Xataka Basics te vamos a hablar de ellos sobre todo en un contexto de software y herramientas para automatizar la realización de tareas mediante varios pasos. Cone ellos, puedes aumentar la productividad y reducir el tiempo que tardas en hacer varias tareas, ya sea enfocándolo a acciones domésticas o para el mundo empresarial.

Hay varios tipos de workflow

Existen varios tipos de workflow, como los secuenciales, que son una cadena en la que la tarea se completa en cada uno de los pasos antes de saltar al siguiente. También están los paralelos, en los que varias tareas se ejecutan al mismo tiempo y luego convergen para ahorrar tiempo.

También tienes los flujos de trabajo condicionales, en los que hay reglas determinadas. Si sucede una cosa, entonces se realiza esta tareas, y si no sucede o sucede otra, se va a unos pasos diferentes. 

Y luego están los workflows automatizados que se realizan mediante software, y que sirven para reducir errores humanos y mejorar la velocidad a la que se hacen tareas. Estos pueden usar o no usar inteligencia artificial dependiendo de la tarea que quieras realizar.

Estos flujos de trabajo automatizados suelen realizarse con herramientas digitales, como Zapier o Make.com. Dependiendo del volumen de acciones y la complejidad, entonces podrás usar cuentas gratuitas o tendrás que pagar una suscripción para usarlas.

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Cómo funcionan los workflows automatizados

Las herramientas para realizar workflows automatizado son como lienzos en blanco en los que construyes los pasos de tu automatismo, aunque también tienen sistemas de plantillas para ayudarte con los procesos y darte ideas de cosas que puedes hacer.

Estos puedes usarlos vinculando la herramienta a los servicios online que quieras usar, que pueden ser desde tu servicio de correo electrónico hasta un sistema de inteligencia artificial para procesar la información. 

A la hora de vincular estos servicios, dependiendo de la herramienta, necesitarás simplemente iniciar sesión y dar acceso, o configurar el acceso mediante la clave API de este servicio. Todo depende del objetivo que quieras conseguir y de los pasos que quieras dar o el método que quieras utilizar.

Cuando vayas a crear un flujo de trabajo utilizando estas herramientas, el servicio que utilices te permitirá elegir qué quieres hacer en cada paso. Dependiendo de los servicios vinculados, podrás decidir cómo gestionar la información y qué tipo de información procesar. Si añades una IA podrás personalizar el prompt, y luego decidir qué pasa al final de la cadena.

El primer paso de un workflow es un trigger o “gatillo”, es la acción que lanza el proceso. Esto puede ser manual, tú pulsas en el botón de lanzarlo y hace las tareas, o automático como recibir un correo electrónico o un mensaje con determinadas características.

Y luego a partir de ahí vas construyendo cada uno de los pasos hasta llegar al final, donde puedes tomar decisiones como enviarte un correo electrónico con el resultado, vincular un servicio como Google Drive para que el resultado genere o edite un documento de texto u hoja de datos, o configurar un bot en apps como Telegram para que te envíe un mensaje.

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Ten cuidado con la privacidad

Cuando vayas a usar workflows automatizados debes ser consciente de que puedes poner en peligro tu privacidad. Por ejemplo, si añades Gmail debes tener en cuenta que todos los correos que el flujo de trabajo utilice estarán siendo obtenidos por la web o el servicio que estás utilizando, o sea que ten cuidado con utilizar contenido sensible.

Además, si estás utilizando una IA para procesar contenido o Telegram para notificarte,  ten en cuenta que los mensajes y el contenido se se almacenarán también en los servidores de las empresas que los gestionan. Esto es lo mismo que te va a pasar con la IA o con muchas herramientas privadas que uses, y no lo digo para disuadirte de utilizarlos, sino para que seas consciente con de ello a la hora de elegir si necesitas o no necesitas un workflow para esa tqarea.

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–
La noticia

Workflow o flujo de trabajo: qué son, qué tipos hay y cómo funcionan los automatizados con o sin inteligencia artificial

fue publicada originalmente en

Xataka

por
Yúbal Fernández

.

​Vamos a explicarte qué es un workflow o flujo de trabajo, un tipo de automatismos cada vez más popular. Esto es algo que lleva tiempo pudiéndose hacer con herramientas especializadas, pero que han dado un nuevo paso con la inclusión de la inteligencia artificial.
Estos flujos de trabajo te permiten crear automatismos bastante interesantes y avanzados. Nosotros ya te hemos enseñado alguno, como que cuando te llegue un correo a Gmail la IA lo procese y te llegue un resumen por Telegram para que no necesites ni abrir ni leer el correo.
Qué es un workflow o flujo de trabajo

Un workflow es el término que utilizamos para definir a una secuencia estructurada de pasos, tareas o procesos programados para conseguir un objetivo específico.  Este proceso puede tener más o menos pasos dependiendo de ese objetivo que quieras alcanzar.
En esencia, es como una cadena de tareas que puedes configurar. Por eso es un flujo de trabajo, porque para llegar al objetivo hay que ir realizando una tarea tras otra en el orden que hayas configurado, usando los resultados de cada uno de los pasos para el siguiente.
El término workflow o flujo de trabajo puede utilizarse en varios contextos. En el mundo empresarial puede ser algo tan sencillo, como una secuencia de acciones que realizan empleados, como puede ser que yo solicite los días de vacaciones, el jefe los revise y apruebe, y luego se notifique a recursos humanos para registrarlo en el sistema.
Pero en Xataka Basics te vamos a hablar de ellos sobre todo en un contexto de software y herramientas para automatizar la realización de tareas mediante varios pasos. Cone ellos, puedes aumentar la productividad y reducir el tiempo que tardas en hacer varias tareas, ya sea enfocándolo a acciones domésticas o para el mundo empresarial.

Hay varios tipos de workflow
Existen varios tipos de workflow, como los secuenciales, que son una cadena en la que la tarea se completa en cada uno de los pasos antes de saltar al siguiente. También están los paralelos, en los que varias tareas se ejecutan al mismo tiempo y luego convergen para ahorrar tiempo.
También tienes los flujos de trabajo condicionales, en los que hay reglas determinadas. Si sucede una cosa, entonces se realiza esta tareas, y si no sucede o sucede otra, se va a unos pasos diferentes. 
Y luego están los workflows automatizados que se realizan mediante software, y que sirven para reducir errores humanos y mejorar la velocidad a la que se hacen tareas. Estos pueden usar o no usar inteligencia artificial dependiendo de la tarea que quieras realizar.
Estos flujos de trabajo automatizados suelen realizarse con herramientas digitales, como Zapier o Make.com. Dependiendo del volumen de acciones y la complejidad, entonces podrás usar cuentas gratuitas o tendrás que pagar una suscripción para usarlas.

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Las herramientas para realizar workflows automatizado son como lienzos en blanco en los que construyes los pasos de tu automatismo, aunque también tienen sistemas de plantillas para ayudarte con los procesos y darte ideas de cosas que puedes hacer.
Estos puedes usarlos vinculando la herramienta a los servicios online que quieras usar, que pueden ser desde tu servicio de correo electrónico hasta un sistema de inteligencia artificial para procesar la información. 
A la hora de vincular estos servicios, dependiendo de la herramienta, necesitarás simplemente iniciar sesión y dar acceso, o configurar el acceso mediante la clave API de este servicio. Todo depende del objetivo que quieras conseguir y de los pasos que quieras dar o el método que quieras utilizar.
Cuando vayas a crear un flujo de trabajo utilizando estas herramientas, el servicio que utilices te permitirá elegir qué quieres hacer en cada paso. Dependiendo de los servicios vinculados, podrás decidir cómo gestionar la información y qué tipo de información procesar. Si añades una IA podrás personalizar el prompt, y luego decidir qué pasa al final de la cadena.
El primer paso de un workflow es un trigger o “gatillo”, es la acción que lanza el proceso. Esto puede ser manual, tú pulsas en el botón de lanzarlo y hace las tareas, o automático como recibir un correo electrónico o un mensaje con determinadas características.
Y luego a partir de ahí vas construyendo cada uno de los pasos hasta llegar al final, donde puedes tomar decisiones como enviarte un correo electrónico con el resultado, vincular un servicio como Google Drive para que el resultado genere o edite un documento de texto u hoja de datos, o configurar un bot en apps como Telegram para que te envíe un mensaje.

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Ten cuidado con la privacidadCuando vayas a usar workflows automatizados debes ser consciente de que puedes poner en peligro tu privacidad. Por ejemplo, si añades Gmail debes tener en cuenta que todos los correos que el flujo de trabajo utilice estarán siendo obtenidos por la web o el servicio que estás utilizando, o sea que ten cuidado con utilizar contenido sensible.

Además, si estás utilizando una IA para procesar contenido o Telegram para notificarte,  ten en cuenta que los mensajes y el contenido se se almacenarán también en los servidores de las empresas que los gestionan. Esto es lo mismo que te va a pasar con la IA o con muchas herramientas privadas que uses, y no lo digo para disuadirte de utilizarlos, sino para que seas consciente con de ello a la hora de elegir si necesitas o no necesitas un workflow para esa tqarea.

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